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gerer-tempsVous ne savez pas comment gérer un tas de tâches que vous devez exécuter le plus vite possible ? Je vais vous donner des astuces afin de pouvoir rendre vos travaux et de faire vos tâches à temps.

1. Établissez judicieusement vos priorités.

Stephen Covey, co-auteur de First Things First, offre un outil organisationnel pour votre liste de choses à faire basé sur l’importance et l’urgence des tâches.

En examinant ce qui compose votre journée, vous devez donner un ordre de priorité de vos tâches.

  • « Important et urgent » correspondent aux tâches qui doivent être accomplies. Faites-les tout de suite !
  • « Important mais pas urgent » sont les tâches qui semblent importantes, mais qui ne le sont pas si on les examine de plus près. Décidez d’un moment pour les faire.
  • « Urgent mais sans importance » font partie des tâches qui sont les plus ennuyeuses à faire et dont on veut se débarrasser au plus vite et qui, une fois accomplies, ont peu ou pas de valeur pour votre travail. Evitez de les exécuter en premier car on se rend compte qu’elles ne sont pas importantes seulement après les avoir faites. Soyez malin et réfléchissez avant de les faire.
  • « Pas urgent et pas important » sont des tâches qui n’ont pas de priorités. Faites-les plus tard mais n’oubliez pas de les faire car il faudra les exécuter tôt ou tard.

Si vous avez trois ou quatre tâches « importantes et urgentes » qui doivent être accomplies aujourd’hui, n’essayez pas de les faire toutes rapidement en même temps car vous allez vous embrouiller et comme dit l’expression «  vite fait, mal fait ! » . Au fur et à mesure que vous remplissez chacun d’entre elles, vous cochez la case correspondante dans votre liste que vous aurez établie préalablement. Cela vous procurera un sentiment d’accomplissement et pourra vous motiver à vous attaquer à des questions moins essentielles.

2. Planifiez à l’avance

L’une des pires choses que vous puissiez faire est de vous lancer dans la journée de travail sans avoir une idée claire de ce qui doit être fait. Le temps que vous passez à penser à l’avenir et à planifier vos activités est insignifiant comparé au temps que vous perdrez à sauter d’une chose à l’autre (et rarement à compléter quoi que ce soit). Selon votre personnalité, essayez l’une des options suivantes :

Soit la veille au soir ou à la fin de la journée, prenez 15 minutes pour vider votre bureau et dressez une liste des tâches les plus urgentes du lendemain. C’est une excellente technique de décompression, et vous vous sentirez mieux assis à un bureau propre le matin.

Soit la première chose à faire le matin, essayez d’arriver quelques minutes à l’avance et rassemblez votre liste de choses à faire par ordre de priorité. Cela peut s’avérer être la partie la plus productive de votre journée.

3. Éliminez les distractions

Commencez à prêter attention au nombre de fois que quelqu’un vous interrompt lorsque vous êtes au milieu d’une tâche importante. Suivez également les interruptions auto-induites, en particulier celles des médias sociaux. Votre smartphone est extrêmement utile, mais il crée aussi une dépendance et compte parmi les plus insidieuses pertes de temps connues de l’humanité.

Cela peut nécessiter un gros travail de soi et de volonté, mais fermez la porte et éteignez votre téléphone pour maximiser votre temps. Au lieu d’être  » toujours en ligne « , prévoyez une pause dans la journée pour répondre aux courriels, rappeler les gens, parler avec le personnel, etc.

4. Planifiez votre horaire en fonction de votre énergie

La productivité est inévitablement liée à votre niveau d’énergie. Reconnaissez vos forces et la façon dont votre énergie se déplace tout au long de la journée et planifiez votre horaire en conséquence. Par exemple, si vous n’êtes pas une personne du matin, commencez la journée avec des tâches banales qui ne nécessitent pas beaucoup d’acuité mentale comme écouter votre messagerie vocale ou répondre à des courriels. Prévoyez des réunions en personne et du temps pour travailler sur des projets importants l’après-midi lorsque vous êtes plus alerte et concentré.

Conseil : Au-delà de la simple gestion de votre horaire en fonction de votre niveau d’énergie, apprenez à augmenter votre productivité en manipulant votre état cognitif par l’alimentation, le sommeil et les suppléments.

5. Prenez soin de vous !

Assurez-vous de bien dormir et de faire de l’exercice. Un esprit alerte est un esprit qui fonctionne bien et qui est moins tolérant aux activités qui font perdre du temps. Et puis, si vous gérez correctement votre temps, vous pourrez avoir une activité sportive ou un job d’étudiant pendant vos études ou votre vie professionnelle.

En conclusion, les différentes astuces que j’ai expliquées vont vous permettre de gérer votre temps en fonction des tâches que vous devez effectuer. La gestion de temps est très importante dans notre travail professionnel ou dans les études supérieures c’est pourquoi il faut être organisé.

 

Auteur : Benoit Dassy